国家安全监管总局 国家档案局关于印发《安全监管监察部门许可证档案管理办法》的通知
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国家安全监管总局 国家档案局
关于印发《安全监管监察部门许可证
档案管理办法》的通知
安监总办〔2017〕27号
各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局、档案局，各省级煤矿安全监察局：
为规范安全监管监察部门许可证档案管理，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《安全生产许可证条例》（国务院令第397号）和其他有关法律、法规，国家安全监管总局、国家档案局制定了《安全监管监察部门许可证档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
国家安全监管总局
国家档案局
2017年3月22日
安全监管监察部门许可证档案管理办法
许可证档案是许可机关行使安全监管监察职能的历史记录，是矿山、危险化学品、非药品类易制毒化学品、烟花爆竹企业（以下统称企业）获得相关安全生产、使用和经营资质的原始凭证，是国家专业档案资源的重要组成部分。
上级机关委托下级机关实施许可证颁发管理工作的，相关许可证档案由受委托许可机关管理。
上述规章中相关条款调整时，归档范围也随之做相应调整。
（一）电子文件及其元数据自形成起真实、完整、未被非法修改。许可证申请、流转审批、用印等业务行为，以及相应的责任人、行为时间等管理元数据应在日志文件中予以记录。
（二）归档电子文件与纸质文件原貌保持一致，以开放格式存储，确保能长期有效读取。申报表归档时应转换为PDF格式，上传的文字材料采用TIFF、JPFG、OFD、PDF、PDF/A等格式，图纸材料采用DWG、Auto Cad格式，日志文件采用LOG格式。特殊格式的电子文件应连同其读取平台一并归档。
（三）同一事由形成的全部电子文件及其元数据齐全、完整，一般采用基于XML的封装方式组织数据。电子文件封装包应确定统一命名规则，封装的编码数据不加密。
因工作需要确需推迟移交、由承办部门临时保管的，应经档案管理部门同意，推迟移交期限最多不超过3年。
许可证档案一般不得出借。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续并及时归还。
需销毁的许可证档案，应编制销毁清册，列明拟销毁档案的年度、档号、案卷题名、许可证号、应保管期限、已保管期限等内容，经单位分管负责人审查批准后销毁。电子档案的销毁还应符合国家有关电子档案管理的规定。
附件：
1.纸质档案整理程序和方法
2.案卷编目说明及式样
1.纸质档案整理程序和方法
附件1
纸质档案整理程序和方法
一、分类和案卷排列
选择适合本单位的档案分类体系和排列顺序，保持相对稳定。可按照"许可证类别-档案形成年度"分类、按许可证编号或自定顺序排列，或按"许可证类别-地区-企业类型"分类（其中地区、企业类型为选择项），同一企业形成的所有许可证档案排列在一起,档案较少的也可减少分类层次。
二、立卷
以企业一次办证审批形成的全部材料为一卷，一卷一号。立为正卷和副卷的，正卷和副卷档号保持一致。
许可证在有效期内发生变更的，变更部分的文件材料与申办案卷可合并立卷，也可根据实际需要单独立卷，保管期限与申办案卷保持一致。
许可证延期办理材料应单独立卷。
三、卷内文件排列
按文件材料的重要程度和办理程序排列。正卷中文件材料排列顺序：审查书、受理通知书（存根）、补正告知书、申请书。副卷中文件材料排列顺序：申请材料文字部分、图纸、上一有效期许可证正本、副本原件。
四、装订
正卷中审查书、受理通知书（存根）、补正告知书和申请书作为一件装订，装订材料宜采用不锈钢钉、不锈钢夹或封套。副卷可采用整卷装订或单份文件装订两种方法。整卷装订时，应采用"三孔一线"装订方法，材料多时可分册订卷。单份文件装订时，应遵循文件形成规律，以每份文件作为一件装订，成册材料一册为一件、图纸一张为一件。图纸折叠时标题栏露在右下角，破损材料应先进行修复。
五、编号
正卷和副卷按分类方案和排列顺序分别编制案卷号。正卷在卷内文件首页上方加盖档号章，编流水页号。副卷如为整卷装订，以卷为单位编流水页号。如为单份文件装订，卷内每件文件可单独编写页号，成册材料已有页号的可不编页，每件文件首页上端空白处应加盖档号章。案卷封面、卷内文件目录、备考表及空白页不编写页号。
六、编目
正卷和副卷分别根据分类方案和排列顺序编制案卷目录。副卷还要填写案卷封面、卷内文件目录和卷内备考表。案卷封面宜采用软卷皮。卷内文件目录按文件排列顺序逐件登记。卷内文件目录也可采用将共性材料逐一列出，形成统一格式和内容的清单式目录。卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本情况。
七、装盒
将装订好的案卷放入档案盒中，并填写盒脊。正卷和副卷应分别装入不同的档案盒。正卷可数卷一盒，盒内放置备考表，登记盒内档案需要说明的情况。副卷应一卷一盒，材料多时可分装多盒。档案盒式样推荐参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
2.案卷编目说明及式样
附件2
案卷编目说明及式样
一、案卷封面、案卷目录、卷内文件目录、备考表尺寸为：297mm×210mm。
二、相关指标解释。
档号：以字符形式赋予档案的一组代码，是许可证档案的唯一标识。档号的组成根据档案分类规则设定，如 "FMKS-2005-10"由"许可证类别-年度-案卷号"组成；"FMKS-HD-GY-123-1"由"许可证类别-地区-企业类型-企业代码-案卷号"组成。
许可证类别：分为"煤矿安全生产许可证"、"非煤矿矿山安全生产许可证"、"危险化学品安全生产许可证"、"危险化学品经营许可证"、"危险化学品安全使用许可证"、"非药品类易制毒化学品生产、经营许可证"、"烟花爆竹安全生产许可证"、"烟花爆竹经营（批发）许可证"、"烟花爆竹经营（零售）许可证"等。
年度：档案形成年度，即做出许可证颁发决定所在年度。
案卷号：案卷排列的顺序号，根据分类方案在最低一级分类下从"1"或"001"开始标注。
2.序号：案卷内文件的顺序号，从"1"或"01"开始标注。
3.案卷题名：案卷标题，应当包括申请企业名称、申请类别，如初次申请、延期申请、变更申请。
4.题名：案卷内每件文件的标题。
5.许可证号：颁发许可证的编号。
6.起止日期：受理时间至做出颁证决定时间。
7.日期：颁证审批时间。
8.保管期限：该卷许可证档案的保管期限。正卷和副卷装订在一起的，保管期限从长确定。正卷和副卷分开装订的，分别确定保管期限。
9.件数：案卷内文件的份数。
10.页数：主卷中指文件的总页数，副卷采用整卷装订的，填写每件文件的起止页号，采用分散装订的，填写每件文件的页数。
11.备注：需要附加说明的其他事项。在清单式卷内文件目录中，本案卷无此份材料时应在备注中注明。在案卷目录中，变更部分的文件材料与申办案卷合并立卷的，需在相关申办案卷条目备注项中做出说明，注明变更时间和事项。
式样1：案卷封面格式（副卷）
式样2：卷内文件目录格式（副卷、清单式）
式样3：备考表格式
（示例1：正卷适用）
卷内备考表
档号：
（示例2：副卷适用）
式样4：案卷目录（首页）格式
式样5：案卷目录（内页）格式
（示例1：正卷"许可证类别-年度"分类法适用）
（示例2：正卷"许可证类别-地区-企业类型"分类法适用）
（示例3：副卷"许可证类别-年度"分类法适用）
（示例4：副卷"许可证类别-地区-企业类型"分类法适用）
式样6：档号章格式
档号 页数
FMKS-2005-11 9
(示例1：正卷"许可证类别-年度"分类法适用)
档号 页数
FMKS-HD-DY-123-1 9
(示例2：正卷"许可证类别-地区-企业类型"分类法适用)
档号 序号
FMKS-2005-11 9
(示例1：副卷"许可证类别-年度"分类法适用)
档号 序号
FMKS-HD-DY-123-1 1
(示例2：副卷"许可证类别-地区-企业类型"分类法适用)
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